Quando si opera nelle grandi insegne del Retail e GDO, le differenze inventariali sono uno dei numerosi problemi che attaccano il bilancio dei singoli negozi, destabilizzando il corretto andamento verso l’obiettivo di fatturato prefissato e rappresentando una potenziale, grande, perdita economica.
Per le imprese commerciali le differenze inventariali rappresentano tutta quella merce che è stata acquistata e non è ancora stata venduta e che, allo stesso tempo, non risulta fisicamente né in magazzino né in vendita.
Non sempre, infatti, si possono ritrovare le stesse quantità di merci caricate nei database gestionali; questo, oltre a causare rallentamenti nel lavoro ordinario, è causa di problemi di contabilità, di conseguenze negative sul lavoro degli operatori e di redditività del negozio.
Gli ammanchi di magazzino rappresentano un fenomeno inevitabile e soprattutto di variabile natura.
Le cause principali degli ammanchi di magazzino hanno natura:
- Umana, come piccoli furti interni (di manager e dipendenti) o esterni (clienti, corrieri);
- Tecnologica, come errori di caricamento dati nella logistica (carico/scarico merce)
- Fortuita, riconosciuta nelle rotture o nella mala produzione (questa natura però è controllabile facilmente, ricordando di effettuare il Reso, pratica che, spesso, viene dimenticata dall’operatore e causa la differenza inventariale).
Anche se il tutto si può ricongiungere ad errori puramente “manuali”, si possono incentivare o incrementare controlli su logistica e gestione del magazzino che “tecnicamente” apporterebbero un decremento matematico della percentuale della possibilità del rischio che l’ammanco accada realmente. In parole povere, più persone o incroci di gestionali si utilizzano e più diminuisce la possibilità di errore.
Giusta la matematica a mio avviso, ma la variabile incontrollabile dettata dall’uomo, rende questi calcoli fattibili solo su carta e non sulla realtà. Ecco perché è importante trovare soluzioni efficaci per prevenire queste situazioni sgradevoli, sia per l’azienda che per tutti i fattori che ruotano attorno.
Ai fini fiscali, possono far scattare presunzioni di cessione ai fini Iva previste dal DPR n. 441/97; per le imprese, arrivare a ciò, potrebbe rovinare non solo l’andamento del proprio bilancio ma anche decretare delle falle di responsabilità, dettate da fattori quali dipendenti, fornitori e clientela.
Il famoso “inventario” è importantissimo per redigere un bilancio preciso.
Più un inventario è minuzioso e più sarà reale la valutazione o la variazione nel conto economico delle rimanenze. Molte aziende, infatti, non conoscono l’ effettiva valutazione delle loro rimanenze; fare l’inventario significa conteggiare il numero di pezzi, metri o chili in magazzino senza lasciare spazio ad interpretazioni più o meno vaghe.
Addirittura, se l’inventario è fatto bene, si può tranquillamente valutare dei fattori di bilancio importanti ed arrivare a dire:
- Se ho un indice Alto del mio utile, riduco il valore del magazzino (anche se si rimanda il problema, non si mitiga per sempre), faccio scendere leggermente l’utile e di conseguenza, pago meno tasse;
- Se ho un indice Basso e/o Perdita, alzo il valore del magazzino, riproporziono l’utile.
Logicamente, se tutto ciò viene fatto a misura controllata, questa diventa una pratica “tollerata” dal Fisco Italiano, altrimenti potete star pur certi di un controllo.
Le scorte di magazzino sono indispensabili sia per il presente che per il futuro dell’azienda e del suo bilancio; quando si inserisce a bilancio la valutazione delle rimanenze è sbagliato pensare di poter scrivere qualsiasi dato o numero si voglia.
Entro certi limiti, il variare dei dati è normale, esagerare nella loro proporzione è un rischio che nessuno dovrebbe mai azzardare; la matematica non perdona.
E poi, diciamocelo: “Se manca una corretta valutazione del magazzino, manca la conoscenza totale dei margini”.
La storia che dobbiamo creare adesso, è nei confronti della tecnologia, senza spaventarsi nel suo utilizzo.
Aziende come Zara, Amazon e Zalando, stanno automatizzando i processi per scendere alla soglia minima della percentuale di errore.
Cosa utilizzare e come?
Eliminare gli errori”umani” nell’utilizzo dei gestionali software e nelle macchine è il primo passo verso la diminuzione della percentuale di rischio e della sua magnitudo.
Cercare di puntare il dito quasi sicuramente su un processo non sarà più un utopia, ma una reale opportunità di capire cosa succede alla merce aziendale ancor prima che venga scaricata al negozio.
Un buon punto di partenza è sicuramente automatizzare, attraverso il riconoscimento della merce, il processo di onboarding della stessa prima di essere imballata.
Dopodiché, rinominare e far riconoscere il lotto imballato direttamente dalla Blockchain e da lì, monitorarlo verso la sua destinazione.
Qua si elimina ogni rischio tecnologico e l’unico errore rimanente è quello umano/logistico all’arrivo, non più a monte ma a valle.
I processi “umani” si ritroveranno ad essere due soli, se non uno, nel momento in cui anche il mezzo per la spedizione venisse tracciato in blockchain attraverso l’abbinamento automatico dei dati sul metodo utilizzato per il carico del mezzo, i dati del veicolo, della meta e del trasportatore; di conseguenza il processo più rischioso risulterebbe quello di scarico in negozio.
Diventa imperativo che nelle procedure dei GDO/Retail, l’applicazione o l’implementazione dei processi in blockchain, diverrebbe un must nel giro di pochissimo tempo; riporto, brevemente, un calcolo da me effettuato, tramite l’analisi di un negozio Retail dal fatturato di circa 5.500.000,00 € :
Ammanco anno x – 325.000 €
Ammanco anno x+1 – 360.000 € fatturato: -7%
Ammanco anno x+2 – 389.000 € fatturato: – 8%
Inizializzazione dei processi di carico merce dal magazzino principale in Blockchain, con sistema di monitoraggio del corriere:
Ammanco anno x+3 – 270.000 € (con tempo di prova del nuovo sistema di circa 4 mesi) fatturato: +3%
Ammanco anno x+4 – 90.000 € fatturato: +9%
La diminuzione degli Ammanchi di magazzino negli ultimi due anni è incredibilmente veloce; con l’aumento del fatturato l’azienda non solo ha la possibilità di nuove assunzioni, ma può gestire più facilmente uno dei fattori di rischio aziendale più elevato.
I dati in Grosseto, stanno a significare come, grazie ad un sistema di dati in Blockchain, si possono evitare ammanchi gravi di merce e di come la percentuale negli anni degli stessi sia in perdita.
L’aumento del fatturato medio è garantito, poiché si modifica dall’analisi del rischio aziendale, uno dei valori dei fattori di perdita, portandolo da medio-alto a basso; in principio, il tutto, era calcolato su software gestionali e dati mutabili a seconda dell’intervento umano, adesso non più, basandolo sulla sicurezza della tecnologia blockchain e sul minor intervento umano.
